Salah satu prosedur yang tidak bisa dilewatkan oleh para dosen yang memutuskan kuliah di luar negeri adalah mengurus surat tugas belajar (Tubel). Baik dosen PNS maupun dosen non PNS biasanya dikenakan kewajiban untuk mengurus surat tersebut. Sederhananya karena dosen tersebut akan meninggalkan tempat tugasnya, maka diberikan status tugas baru yakni tugas belajar (tubel). Tulisan kali ini akan lebih fokus tentang pengalaman saya dalam mengurus tubel ke negara tujuan studi saya yakni Taiwan. Secara umum tidak berbeda dengan prosedur pengurusan tubel ke negara lainnya, namun khusus Taiwan dan mungkin negara yang tidak memiliki hubungan diplomatik sepertinya agak berbeda.
Pada waktu kita sudah dinyatakan diterima secara resmi oleh pihak kampus tempat kita studi di luar negeri, setiap dosen harus mengisi form pengajuan surat tugas belajar ditujukan kepada pimpinan (rektor atau wakil rektor bidang kepegawaian) dan diketahui oleh ketua jurusan dan dekan. Surat tersebut berisi informasi tentang rencana masa studi dari tanggal/bulan/tahun berapa berangkat sampai pulang (biasanya 3 tahun), adapun jika masa studi lebih dari tiga tahun, maka nanti yang bersangkutan harus mengajukan perpanjangan masa studi setelah habis 3 tahun. Tentu perpanjangan harus disertai alasan yang rasional.
Secara umum sebenarnya proses pengajuan surat tugas belajar yang diterbitkan oleh Kemendikbud dilakukan oleh petugas dari bagian kepegawaian kampus masing-masing. Artinya setelah berkas pengajuan tubel kita kirimkan ke kepegawaian kampus, maka nanti pihak kampus yang mengurusinya ke kepegawaian pusat (Kemendikbud). Namun, bagi dosen ketika mau meninggalkan tugas ke luar negeri harus mendapatkan ijin dari sekretariat negara dalam bentuk Surat Persetujuan Perjalanan dari Sekretariat Negera (SP Setneg). Nah, pada waktu mau membuat SP Setneg, untuk negara yang tidak ada hubungan diplomatik maka harus ada pernyataan/ clearance dari Kementerian Luar Negeri (Kemenlu) yang berisi hal-hal yang bisa dan tidak bisa dilakukan selama berada di negara tujuan (khusus untuk ASN). Selain clearance juga harus menyertakan lampiran jadwal rencana penyelesaian studi selama 3 tahun.
Setelah mendapatkan SP Setneg, selanjutnya suratnya dikirimkan lagi ke kepegawaian kampus dan Kemendikbud untuk menerbitkan Surat Tugas Belajar. Proses ini memakan waktu cukup lama. Berdasarkan pengalaman saya ini memakan waktu lebih dari 10 bulan. Saya sendiri mengirimkan berkas pengajuan tubel ke kepegawaian kampus pada awal Oktober 2020. Kemudian ada notifikasi dan penerbitan clearance dari Kementerian Luar Negeri pada tanggal 22 Oktober 2020. Lalu tanggal 11 Januari 2021 SP Setneg keluar. Setelah SP Setneg keluar, kita dapat menyampaikan ke Kepegawaian Kampus untuk diajukan ke Kemendikbud sebagai pelengkap berkas ajuan kita yang telah lebih dulu kita kumpulkan di kepegawaian kampus. Setelah menunggu beberapa purnama akhirnya alhamdulillah pada hari Senin, 15 November 2021, saya memperoleh email langsung dari Kemendikbud yang berisi lampiran URL untuk mengunduh file Surat Tugas Belajar saya. Sebenarnya di dalam surat tugas belajar saya tertulis tanggal penetapan 30 Agustus 2021, namun baru dikirimkan satu bulan setengah kemudian. Tapi apapun itu, alhamdulillah saya sudah merasa lega karena surat tugas belajar saya sudah keluar. Sedangkan tugas belajar teman-teman seangkatan dan kakak tingkat yang berangkat tahun sebelumnya masih belum menerima sampai tanggal 15 Nov 2021. Mungkin proses distribusinya yang masih berjalan. Semoga saja.
Beberapa contoh suratnya dapat diakses by request melalui tautan berikut:
- Clearance dari Kemenlu
- Contoh jadwal rencana penyelesaian studi
- SP Setneg
- Surat Tugas Belajar dari Kemendikbud
Hsinchu, 15 Nov 2021